2025年9月現在、博士人材データベース（JGRAD）への登録対象者は、日本国内の大学における2014年度入学以降の博士（後期）課程在籍者となっています。なお、5年一貫制博士課程の場合は、3年次に進級した時点で博士（後期）課程相当と見なされ、博士人材データベースへ登録していただくことが可能となります。
また、博士人材個人による博士人材データベースへの新規登録は、ご自身が在籍または修了・中退した大学が参加大学リストに記載されている場合は個人単位でのウェブ登録申請を常時受け付けています。
一方で、ご自身が在籍または修了・中退した大学が参加大学リストに掲載されていない場合は、任意の時点で登録申請を行っていただくことはできません。しかし、博士人材データベースに未参加の大学に所属している/所属していた場合でも、文部科学省および科学技術・学術政策研究所が実施する大学事務局を経由した博士人材向け調査回答後にJGRADへの登録承諾をしていただくことで、JGRADアカウントを発行する場合があります。直近では「令和５年度 博士（後期）課程1年次における進路意識と経済状況に関する調査」の回答後にJGRAD登録承諾をいただいた場合は未参加大学であってもJGRADアカウントを発行しました。
また、大学の事務局として、新たに博士人材データベースの参加大学となることを希望される場合は、JGRAD運営事務局（jgrad-support＠hr.nistep.go.jp）までご相談ください。大学事務局としてJGRAD参加大学となっていただいた場合は、当該大学の博士人材向けのウェブ申請用URLを作成・公開します。公開されたウェブ申請用URLによって自大学に所属する/所属した博士人材からの博士人材データベースへの登録申請を受け付けることが可能になります。
